PRIVACYBELEID EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS RENTCARS

BIJGEWERKT OP 1 APRIL 2025.

1. Definities

De in dit Privacybeleid gebruikte termen en uitdrukkingen hebben de volgende betekenissen:

“Nationale Autoriteit voor Gegevensbescherming of ANPD”: de overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor het toezicht op, de uitvoering van en de handhaving van de LGPD in het gehele nationale grondgebied.

“Rentcars Medewerkers”: uitsluitend voor de doeleinden van dit beleid alle personen die met Rentcars samenwerken (zonder dat dit een arbeidsrelatie impliceert), waaronder partners, beheerders, directeuren, werknemers, managers, stagiairs, leerlingen, interne dienstverleners en elke andere persoon die een directe relatie met Rentcars heeft.

“Toestemming”: een vrije, geïnformeerde en ondubbelzinnige verklaring waarbij de betrokkene instemt met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een specifiek doel.

“Verantwoordelijke voor Gegevensverwerking”: een natuurlijke of rechtspersoon, openbaar of privé, die verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over de verwerking van persoonsgegevens.

“Gegevens”: persoonsgegevens en gevoelige persoonsgegevens, zoals in dit beleid gedefinieerd, in overeenstemming met de bepalingen van de LGPD.

“Geanonimiseerde Gegevens”: gegevens met betrekking tot de betrokkene die, met redelijke en beschikbare technische middelen op het moment van verwerking, niet toestaan dat de betrokkene wordt geïdentificeerd.

“Persoonsgegevens”: informatie met betrekking tot een natuurlijke persoon die op enigerlei wijze identificatie mogelijk maakt.

“Gevoelige Persoonsgegevens”: persoonsgegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, religieuze overtuigingen, politieke meningen, lidmaatschap van een vakbond of een organisatie van religieuze, filosofische of politieke aard, gegevens over gezondheid of seksueel leven, genetische gegevens of biometrische gegevens.

“Functionaris voor Gegevensbescherming”: de door de Verantwoordelijke voor Gegevensverwerking en de Gegevensverwerker aangewezen persoon die als communicatiekanaal fungeert met de betrokkenen en met de Nationale Autoriteit voor Gegevensbescherming (ANPD).

“LGPD”: de Algemene Wet Gegevensbescherming (Wet nr. 13.709/18).

“Gegevensverwerker”: een natuurlijke of rechtspersoon, openbaar of privé, die persoonsgegevens verwerkt namens de Verantwoordelijke voor Gegevensverwerking.

“Rentcars”: Rentcars Ltda, een private rechtspersoon geregistreerd onder CNPJ nr. 10.998.234/0001-23, met hoofdkantoor aan Rua Doutor Pedrosa, 151, suite 1201, 12e verdieping, Centro, Curitiba/PR, postcode 80.420-120, en Rentcars BV, een Nederlands bedrijf geregistreerd met Tax ID nr. 859404900, gevestigd aan Herengracht 420, 1017BZ, Amsterdam, Nederland.

“GDPR”: de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van de Europese Unie.

“Betrokkene”: de natuurlijke persoon op wie de verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben.

“Gegevensverwerking”: elke handeling of reeks handelingen die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd, inclusief gevoelige persoonsgegevens, zoals het verzamelen, produceren, ontvangen, classificeren, gebruiken, openen, reproduceren, overdragen, verspreiden, verwerken, archiveren, opslaan, verwijderen, evalueren of controleren van informatie, wijzigen, communiceren, overdragen, verspreiden of extraheren van persoonsgegevens.

2. Doel

2.1. Het doel van dit Privacybeleid is om de belangrijkste regels en beginselen vast te stellen voor de verwerking van de verzamelde gegevens, inclusief maar niet beperkt tot de persoonsgegevens van klanten, leveranciers en/of hun vertegenwoordigers en medewerkers, dienstverleners, partners, verhuurbedrijven en alle andere partijen die betrokken zijn bij de activiteiten van Rentcars, zodat een passend beveiligingsniveau wordt gegarandeerd middels beschermende maatregelen conform de LGPD en andere toepasselijke regelgeving.

2.2. Op deze wijze verzamelen wij persoonlijke informatie die u ons direct verstrekt, informatie over hoe u onze diensten gebruikt en gegevens van derden, zoals beschreven in dit document. Wij gebruiken deze informatie om u onze diensten te leveren, om te begrijpen hoe u onze diensten gebruikt zodat wij uw ervaring kunnen verbeteren en personaliseren, en om relevantere toepassingen, technologieën en inhoud voor onze klanten te ontwikkelen. Tevens gebruiken wij persoonsgegevens om u gepersonaliseerde advertenties te tonen die specifiek op uw interesses zijn afgestemd.

2.3. Dit Privacybeleid dient nageleefd te worden door alle Rentcars-medewerkers, klanten, leveranciers, dienstverleners, partners, verhuurbedrijven of enige andere natuurlijke of rechtspersoon die de rol van betrokkene en/of gegevensverwerker op zich neemt, in de gevallen waarin Rentcars optreedt als Verantwoordelijke voor Gegevensverwerking.

3. Punten van Verzameling van Persoonsgegevens

De verzameling van persoonsgegevens door Rentcars kan op diverse manieren plaatsvinden, direct of indirect, bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, via:

1. Het ontvangen van e-mails, ook via de Rentcars-website;
2. Persoonlijk, door de betrokkene zelf;
3. Elektronische cv’s die door de betrokkene aan Rentcars worden verzonden via de website en bedrijfssociale netwerken;
4. Interne en externe beheersystemen, inclusief die welke door gegevensverwerkers worden gebruikt;
5. Registratie en navigatie door de betrokkene op de Rentcars-website of applicatie;
6. Wanneer u contact opneemt met ons klantenserviceteam of andere serviceafdelingen, worden uw berichten via onze systemen verzonden, inclusief de chatbot, WhatsApp, e-mail en de applicatie, hetzij voor ondersteuning of voor verkoop;
7. Bedrijfssociale netwerken en communicatie-applicaties;
8. Vergaderingen en evenementen, telefoongesprekken, foto’s en beelden van beveiligingscamera’s; en
9. Contracten, openbare bronnen, gedigitaliseerde documenten en documenten van klanten en partners.

4. Doeleinden van Gegevensverwerking

4.1. Het volledige gegevensverwerkingsproces bij Rentcars wordt uitgevoerd met uitsluitend de strikt noodzakelijke gegevens om de specifieke doeleinden te bereiken, zoals, maar niet beperkt tot:

1. Het voldoen aan contractuele en wettelijke verplichtingen jegens klanten, inclusief after-sales ondersteuning, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, identiteitsbewijs, reserveringscode, rijbewijs, inkomensbewijs, details van de autoverhuur, paspoort, bankgegevens, burgerlijke staat, fysiek adres, nationaliteit, beroep, telefoon, e-mail, IP-adres en geolocatie.
2. Analyse van het gedrag van gebruikers op de website en de applicatie en het genereren van voertuigaanbevelingen, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: reserveringscode, geolocatie, klant-ID, navigatiecontext, surfgedrag, ophaal- en inleverlocaties van het voertuig, aantal huur dagen en surf- en aankoopgeschiedenis.
3. Acquisitie en reactivatie van leads via de website, e-mail en WhatsApp, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, geslacht, e-mail, telefoon, adres, identiteitsbewijs, geolocatie en reserveringscode.
4. Uitvoering van klanttevredenheidsonderzoeken, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, reserveringscode, e-mail en telefoon.
5. Analyse van klantbeoordelingen en meningen geplaatst op consumentenondersteuningswebsites en in sociale netwerken, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, geslacht, woonplaats, socialmediaprofiel en inhoud van de beoordeling.
6. Berekening van de kans op annulering van een reservering, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, geslacht, leeftijd, e-mail, telefoon, adres, reserveringscode, reserveringsdetails, locatie van de reservering, of er gebruik is gemaakt van een promotie, of de klant nieuw of actief is, annuleringsgeschiedenis en land van verblijf.
7. Klantsegmentatie voor marketingdoeleinden, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, geslacht, leeftijd, e-mail, telefoon, adres, reserveringscode, reserveringsdetails en segment.
8. Beheer van contracten en naleving van contractuele verplichtingen met verhuurbedrijven, leveranciers, partners en dienstverleners, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, geboortedatum, burgerlijke staat, identiteitsbewijs, fysiek adres, e-mail, telefoon, nationaliteit, beroep, handtekening en functie.
9. Acquisitie en onderhandelingen met nieuwe zakenpartners en verhuurbedrijven, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, e-mail, telefoon, identiteitsbewijs, rijbewijs, socialmediaprofiel, functie en beroep.
10. Beheer van betalingen aan verhuurbedrijven, partners, leveranciers, dienstverleners en andere derden, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, identiteitsbewijs, e-mail en bankgegevens.
11. Evaluatie en afhandeling van gevallen van fraude bij reserveringen, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, geboortedatum, identiteitsbewijs, e-mail, fysiek adres, telefoon, bankgegevens, reserveringsdetails en IP-adres.
12. Fysieke beveiliging en bescherming van het hoofdkantoor, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zoals, maar niet beperkt tot: naam, foto en identiteitsbewijs; en gevoelige persoonsgegevens, zoals biometrische gegevens.

4.2. De bovengenoemde gegevens worden verwerkt door Rentcars en door de door Rentcars ingeschakelde bedrijven, en worden veilig opgeslagen onder de passende technische en organisatorische maatregelen, gedurende de periode die nodig is om de doeleinden te vervullen.

4.3. Rentcars maakt gebruik van hulpmiddelen en middelen met wereldwijde reikwijdte; daarom vindt de internationale overdracht van persoonsgegevens plaats in overeenstemming met de bepalingen van de LGPD en Resolutie CD/ANPD nr. 19/2024.

5. Juridische Grondslagen voor de Gegevensverwerking

5.1. De juridische grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens door Rentcars, conform Artikel 7 van de LGPD, zijn:

1. De toestemming van de betrokkene;
2. Het voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting door Rentcars;
3. De uitvoering van een contract of van voorlopige procedures met betrekking tot een contract waarvan de betrokkene partij is, op diens verzoek;
4. De bescherming van het leven of de fysieke veiligheid van de betrokkene of van een derde;
5. Het gerechtvaardigd belang van Rentcars.

5.2. De juridische grondslagen voor de verwerking van gevoelige persoonsgegevens door Rentcars, conform Artikel 11 van de LGPD, zijn:

1. De toestemming van de betrokkene;
2. Het voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting door Rentcars; en
3. De bescherming van het leven of de fysieke veiligheid van de betrokkene of van een derde.

6. Opslag en Verwijdering van Persoonsgegevens

6.1. Alle door de betrokkene verstrekte gegevens worden verzameld en veilig opgeslagen volgens de passende technische en organisatorische maatregelen. Hiertoe neemt Rentcars diverse voorzorgsmaatregelen conform de door de toepasselijke wetgeving vastgestelde veiligheidsnormen.

6.2. Naast technische maatregelen neemt Rentcars ook organisatorische maatregelen, zoals de implementatie van een Informatiebeveiligingsbeleid voor de correcte verwerking van de gegevens.

6.3. Toegang tot de verzamelde gegevens is beperkt tot de medewerkers van Rentcars en tot door Rentcars geautoriseerde personen, en de gegevens worden opgeslagen op servers en systemen die zich in Brazilië en in andere landen bevinden, in overeenstemming met de LGPD en Resolutie CD/ANPD nr. 19/2024.

6.4. Nadat de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld zijn bereikt, worden de gegevens verwijderd binnen de technische en operationele grenzen van de activiteiten, waarbij opslag is toegestaan voor de volgende doeleinden:

1. Het voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting door Rentcars;
2. Overdracht aan een derde, mits voldaan wordt aan de vereisten voor gegevensverwerking zoals vastgesteld in de LGPD; en
3. Exclusief gebruik door Rentcars, waarbij toegang door derden verboden is, mits de gegevens geanonimiseerd zijn.

7. Geografisch Toepassingsgebied

Deze Privacyverklaring is van toepassing op gevallen waarin de gegevensverwerking plaatsvindt of de gegevens worden verzameld binnen het Braziliaanse grondgebied.

8. Rechten van de Betrokkenen

8.1. De betrokkene ontvangt, indien mogelijk, op het moment van verzameling informatie over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.

8.2. De betrokkene kan rechten uitoefenen met betrekking tot de verwerking van zijn of haar gegevens, zoals: het recht op inzage, het recht om zich te verzetten tegen de verwerking, geautomatiseerde besluitvorming en profilering, het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid, het recht op rectificatie en verwijdering van gegevens, en het recht om zijn of haar toestemming in te trekken, zoals van toepassing in elk geval, via het e-mailadres dat is aangegeven in punt 13.2 van deze Privacyverklaring.

8.3. Rentcars heeft procedures geïmplementeerd om te zorgen voor een reactie op de verzoeken van de betrokkenen binnen de wettelijk vastgestelde termijnen en behoudt zich, conform de LGPD, het recht voor om deze verzoeken te evalueren en eraan te voldoen wanneer dit technisch uitvoerbaar en wettelijk vereist is. In elk geval wordt de uitkomst van de evaluatie aan de betrokkene medegedeeld.

8.4. De betrokkene is zich ervan bewust dat de uitoefening van sommige van zijn of haar rechten de voortzetting van de relatie met Rentcars kan belemmeren.

9. Verplichtingen van de Betrokkenen

9.1. De betrokkene is verantwoordelijk voor de waarheidsgetrouwheid, nauwkeurigheid en bevestiging van de door hem of haar verstrekte gegevens, hetzij via de website van Rentcars, hetzij op andere wijze.

9.2. Het is de betrokkene verboden om inloggegevens, wachtwoorden of enige andere vorm van toegangsinformatie te delen met andere personen of met derden, inclusief collega's, familieleden en vrienden. De betrokkene dient sterke en unieke wachtwoorden te gebruiken voor de middelen en tools van Rentcars. Rentcars is niet aansprakelijk voor schendingen van de privacy of voor de bescherming van persoonsgegevens die voortvloeien uit handelingen of nalatigheden van de betrokkene.

9.3. De betrokkene is verantwoordelijk voor het nemen van alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen op de apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot de middelen en tools van Rentcars, zodat Rentcars niet aansprakelijk kan worden gesteld voor eventuele inbreuken op de privacy of het niet naleven van de bescherming van persoonsgegevens als gevolg van nalatigheid.

10. Verplichtingen van de Gegevensverwerkers van Rentcars

10.1. Rentcars streeft ernaar samen te werken met gegevensverwerkers die zich inzetten voor privacy en de bescherming van gegevens.

10.2. De gegevensverwerkers van Rentcars moeten zich houden aan deze Privacyverklaring en aan de relevante wetgeving. In geval van niet-naleving behoudt Rentcars zich het recht voor het contract onmiddellijk te beëindigen, zonder enige aansprakelijkheid voor Rentcars, alsmede het toepassen van de toepasselijke wettelijke en contractuele sancties.

10.3. Rentcars behoudt zich het recht voor te controleren of haar gegevensverwerkers de door Rentcars vastgestelde processen, operationele instructies en procedures naleven, middels routinematige of bijzondere audits.

11. Samenwerking met de ANPD en Andere Autoriteiten

11.1. Rentcars zal, in haar hoedanigheid als Verantwoordelijke voor Gegevensverwerking, samenwerken met de ANPD en andere gegevensbeschermingsautoriteiten met betrekking tot de bescherming en privacy van de verwerkte persoonsgegevens, binnen de grenzen van de LGPD en de GDPR, zonder afstand te doen van de rechten op verdediging en beroep die haar toekomen.

11.2. De medewerkers van Rentcars, evenals de dienstverleners en/of partners die mogelijk betrokken zijn bij de betreffende verwerking of procedure, zullen ondersteuning bieden op het gebied van de bescherming en privacy van persoonsgegevens.

12. Gegevensdeling

Wij kunnen uw informatie intern binnen ons bedrijf delen, evenals met de volgende entiteiten, voor de hierboven beschreven doeleinden:

1. Dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen: andere Rentcars-bedrijven waarop wij controle hebben of die tot ons behoren.
2. Zakelijke Partners: partners met wie wij samenwerken om u de gevraagde of aangekochte diensten te leveren. Bijvoorbeeld, wij kunnen samenwerken met autoverhuurbedrijven om reserveringen te faciliteren. Deze partners zijn verantwoordelijk voor het beheer van uw persoonsgegevens.
3. Andere partijen wanneer dit wettelijk vereist is of ter bescherming van Rentcars, onze diensten, medewerkers en onze klanten: wij kunnen uw informatie openbaar maken wanneer de wet dit vereist, in gerechtelijke procedures of op bevel van een rechtbank. Bovendien kunnen overheidsinstanties uw gegevens opvragen voor doeleinden met betrekking tot wetshandhaving, nationale veiligheid, terrorismebestrijding en andere zaken van openbare veiligheid.
4. Andere partijen met uw toestemming of op uw verzoek: naast de in deze Privacyverklaring beschreven situaties kunnen wij uw informatie delen met derden als u dit uitdrukkelijk toestaat of erom verzoekt.

13. Communicatiekanaal

13.1. Rentcars stelt de betrokkene, de gegevensverwerkers en iedere andere natuurlijke of rechtspersoon een gratis communicatiekanaal en een exclusieve dienst ter beschikking voor zaken betreffende privacy en de bescherming van persoonsgegevens.

13.2. Alle zaken betreffende privacy en gegevensbescherming dienen te worden gericht aan de Functionaris voor Gegevensbescherming van Rentcars, Débora Jabur, via het e-mailadres: [email protected].