POLITICA DI PRIVACY E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI RENTCARS

AGGIORNATO IL 10 SETTEMBRE 2025.

Rentcars si impegna a garantire la Privacy e la Protezione dei Dati Personali trattati nello svolgimento delle proprie attività commerciali, nonché a rispettare i requisiti della Legge Generale sulla Protezione dei Dati Personali - Legge n. 13.709/18 (“LGPD”), del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 dell’Unione Europea (“GDPR”) e delle altre normative applicabili al Trattamento dei Dati.

La presente Politica sarà revisionata annualmente o ogniqualvolta vi siano modifiche alla legislazione applicabile, al fine di garantirne l’aggiornamento e la conformità. Rentcars si riserva il diritto di modificare la presente Politica di Privacy e Protezione dei Dati Personali (“Politica di Privacy”) in qualsiasi momento, senza preavviso.

1. Definizioni

I termini e le espressioni utilizzati nella presente Politica di Privacy hanno i significati definiti di seguito:

“Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati o ANPD”: ente dell’amministrazione pubblica responsabile della tutela, dell’attuazione e della vigilanza sul rispetto della LGPD in tutto il territorio nazionale.

“Collaboratori Rentcars”: esclusivamente ai fini della presente Politica (senza rapporto diretto di lavoro subordinato) tutti i collaboratori di Rentcars, inclusi soci, amministratori, direttori, dipendenti, manager, tirocinanti, apprendisti, fornitori di servizi interni e qualsiasi altra persona con legame diretto con Rentcars.

“Consenso”: manifestazione libera, informata e inequivocabile con cui l’interessato acconsente al trattamento dei propri Dati Personali per una finalità determinata.

“Titolare del Trattamento”: persona fisica o giuridica, di diritto pubblico o privato, che decide in merito al trattamento dei Dati Personali.

“Dati”: Dati Personali e Dati Personali Sensibili, come definiti nella presente Politica, ai sensi della LGPD.

“Dato Anonimizzato”: dato relativo a un interessato che non consente la sua identificazione tramite l’utilizzo di mezzi tecnici ragionevoli e disponibili al momento del trattamento.

“Dato Personale” o “Dati Personali”: informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.

“Dato Personale Sensibile” o “Dati Personali Sensibili”: Dato Personale relativo all’origine razziale o etnica, convinzioni religiose, opinioni politiche, appartenenza a sindacati o a organizzazioni di carattere religioso, filosofico o politico, dati relativi alla salute o alla vita sessuale, dati genetici o biometrici.

“Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)”: persona designata dal Titolare del Trattamento e dal Responsabile del Trattamento per fungere da punto di contatto con gli Interessati e con l’Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati (ANPD).

“LGPD”: Legge Generale sulla Protezione dei Dati Personali (Legge n. 13.709/18).

“Responsabile del Trattamento” o “Responsabili del Trattamento”: persona fisica o giuridica, di diritto pubblico o privato, che tratta Dati Personali per conto del Titolare.

“Rentcars”: Rentcars Ltda, persona giuridica di diritto privato, iscritta al CNPJ n. 10.998.234/0001-23, con sede in Rua Doutor Pedrosa, 151, ufficio 1201, 12º piano, Centro, Curitiba/PR, CAP 80.420-120, e Rentcars BV, società olandese registrata con Tax ID n. 859404900, con sede in Herengracht 420, 1017BZ, Amsterdam, Paesi Bassi.

“GDPR”: Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 dell’Unione Europea.

“Interessato” o “Titolare dei Dati”: persona fisica cui si riferiscono i dati personali oggetto di trattamento.

“Trattamento dei Dati” o “Trattamento”: qualsiasi operazione effettuata con Dati Personali, inclusi Dati Personali Sensibili, come raccolta, produzione, ricezione, classificazione, utilizzo, accesso, riproduzione, trasmissione, distribuzione, elaborazione, archiviazione, conservazione, cancellazione, valutazione o controllo delle informazioni, modifica, comunicazione, trasferimento, diffusione o estrazione di Dati Personali.

2. Obiettivo

2.1. L’obiettivo della presente Politica di Privacy è definire le principali regole e principi per il Trattamento dei Dati raccolti, inclusi, ma non limitati a, dati personali di clienti, fornitori e/o loro rappresentanti e collaboratori, prestatori di servizi, partner, società di autonoleggio, nonché qualsiasi altra parte coinvolta nello svolgimento delle attività di Rentcars, garantendo un adeguato livello di sicurezza attraverso misure di protezione in linea con la LGPD e le altre normative pertinenti.

2.2. Pertanto, raccogliamo informazioni personali che ci fornisci direttamente, informazioni su come utilizzi i nostri servizi e informazioni da fonti terze, come descritto nel presente documento. Utilizziamo tali informazioni per fornirti i servizi, comprendere come utilizzi i nostri servizi al fine di migliorarli e personalizzare la tua esperienza, nonché sviluppare applicazioni, tecnologie e contenuti più pertinenti per i nostri clienti. Utilizziamo inoltre i dati personali per offrirti pubblicità personalizzata in base ai tuoi interessi.

2.3. La presente Politica di Privacy deve essere rispettata da tutti i Collaboratori Rentcars, clienti, fornitori, prestatori di servizi, partner, società di autonoleggio o qualsiasi persona fisica o giuridica che possa svolgere il ruolo di Interessato e/o Responsabile del Trattamento, nei casi in cui Rentcars agisce come Titolare del Trattamento.

3. Punti di raccolta dei Dati Personali

La raccolta di Dati Personali da parte di Rentcars può avvenire in diversi modi, diretti o indiretti, ad esempio, ma non solo, tramite:

1. Ricezione di e-mail, anche attraverso il sito Rentcars;
2. Di persona, direttamente dall’Interessato;
3. Curriculum elettronici inviati dall’Interessato a Rentcars tramite il sito o social network aziendali;
4. Sistemi di gestione interni e di terzi, inclusi quelli utilizzati dai Responsabili del Trattamento;

5. Registrazione e navigazione dell’Interessato sul sito o sull’app di Rentcars;

6. Quando ti comunichi con il nostro Servizio Clienti o altri team di Servizi, le tue comunicazioni vengono trasmesse attraverso i nostri sistemi, incluso chatbot, WhatsApp, e-mail e app, sia per supporto che per vendite;
7. Social network aziendali e applicazioni di comunicazione;
8. Riunioni ed eventi, ricezione di chiamate telefoniche, foto e immagini da telecamere di sicurezza; e,
9. Contratti, fonti pubbliche, documenti digitalizzati e documenti di clienti e partner.

4. Finalità del Trattamento dei Dati

4.1. Tutto il processo di Trattamento dei Dati di Rentcars viene effettuato utilizzando esclusivamente i Dati strettamente necessari per il raggiungimento delle finalità specifiche, tra cui, ma non solo:

1. Adempimento di obblighi contrattuali e legali con i clienti, incluso il supporto post-vendita, per i quali vengono trattati Dati Personali come, a titolo esemplificativo: nome, documento di identità, codice di prenotazione, patente di guida, prova di reddito, dati della locazione del veicolo, passaporto, dati bancari, stato civile, indirizzo fisico, nazionalità, professione, telefono, e-mail, IP, geolocalizzazione.
2. Analisi del comportamento degli utenti sul sito e sull’app e generazione di raccomandazioni di veicoli, per i quali vengono trattati Dati Personali come: codice di prenotazione, geolocalizzazione, ID cliente, contesto e comportamento di navigazione, luogo di ritiro e restituzione del veicolo, numero di giorni di noleggio, cronologia di navigazione e di acquisto.
3. Acquisizione e riattivazione di lead tramite sito, e-mail e WhatsApp, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, sesso, e-mail, telefono, indirizzo, documento di identità, geolocalizzazione, codice di prenotazione.
4. Sondaggi di soddisfazione dei clienti, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, codice di prenotazione, e-mail e telefono.
5. Analisi di testimonianze e opinioni di clienti espresse su siti di supporto ai consumatori e social media, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, sesso, luogo di residenza, profilo social, contenuto della testimonianza.
6. Calcolo della probabilità di cancellazione della prenotazione, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, sesso, età, e-mail, telefono, indirizzo, codice di prenotazione, dati della prenotazione, località, utilizzo di promozioni, status cliente nuovo o attivo, storico delle cancellazioni, paese di residenza.
7. Segmentazione clienti per marketing, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, sesso, età, e-mail, telefono, indirizzo, codice di prenotazione, dati della prenotazione, segmento.
8. Gestione dei contratti e adempimento degli obblighi contrattuali con società di autonoleggio, fornitori, partner e prestatori di servizi, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, data di nascita, stato civile, documento di identità, indirizzo fisico, e-mail, telefono, nazionalità, professione, firma e ruolo.
9. Attività di prospezione e negoziazione con nuovi partner commerciali e società di autonoleggio, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, e-mail, telefono, documento di identità, patente, profilo social, ruolo, professione.
10. Gestione dei pagamenti a società di autonoleggio, partner, fornitori, prestatori di servizi e altri terzi, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, documento di identità, e-mail e dati bancari.
11. Valutazione e gestione di casi di frodi nelle prenotazioni, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, data di nascita, documento di identità, e-mail, indirizzo fisico, telefono, dati bancari, dati della prenotazione e IP.
12. Sicurezza fisica e patrimoniale presso la sede, per i quali vengono trattati Dati Personali come: nome, foto e documento di identità; e Dati Personali Sensibili come: dati biometrici.

4.2. I Dati sopra indicati vengono trattati da Rentcars e da società da essa incaricate, nonché archiviati in modo sicuro con misure tecniche e organizzative adeguate, per il periodo necessario al raggiungimento delle finalità.

4.3. Rentcars utilizza strumenti e risorse a livello globale, pertanto effettua trasferimenti internazionali di Dati Personali, nel rispetto della LGPD e della Risoluzione CD/ANPD n. 19/2024.

5. Basi legali per il Trattamento dei Dati

5.1. Le basi legali per il Trattamento dei Dati Personali da parte di Rentcars, ai sensi dell’art. 7 della LGPD, sono:

1. Consenso dell’Interessato;
2. Adempimento di obblighi legali o regolatori da parte di Rentcars;
3. Esecuzione di un contratto o di procedure preliminari relative a un contratto di cui l’Interessato è parte, su richiesta dell’Interessato;
4. Tutela della vita o dell’incolumità fisica dell’Interessato o di terzi;
5. Legittimo interesse di Rentcars.

5.2. Le basi legali per il Trattamento dei Dati Personali Sensibili da parte di Rentcars, ai sensi dell’art. 11 della LGPD, sono:

1. Consenso dell’Interessato;
2. Adempimento di obblighi legali o regolatori da parte di Rentcars; e
3. Tutela della vita o dell’incolumità fisica dell’Interessato o di terzi.

6. Conservazione e Smaltimento dei Dati Personali

6.1. Qualsiasi Dato fornito dall’Interessato viene raccolto e conservato in modo sicuro con misure tecniche e organizzative adeguate. A tal fine, Rentcars adotta varie precauzioni, in conformità agli standard di sicurezza stabiliti dalla normativa applicabile.

6.2. Oltre agli sforzi tecnici, Rentcars adotta anche misure organizzative, come l’uso di una Politica di Sicurezza delle Informazioni per il corretto Trattamento dei Dati.

6.3. L’accesso ai Dati raccolti è limitato ai Collaboratori Rentcars e alle persone autorizzate da Rentcars e sarà ospitato su server e sistemi situati in Brasile e in altri paesi in conformità con la LGPD e la Risoluzione CD/ANPD n. 19/2024.

6.4. Dopo il raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, i Dati vengono eliminati nei limiti tecnici delle attività, salvo che siano conservati per le seguenti finalità:

1. Adempimento di obblighi legali o regolatori da parte di Rentcars;
2. Trasferimento a terzi, purché siano rispettati i requisiti di Trattamento dei Dati previsti dalla LGPD; e
3. Uso esclusivo da parte di Rentcars, con divieto di accesso da parte di terzi, purché i dati siano anonimizzati.

7. Ambito geografico

La presente Politica di Privacy si applica nei casi in cui il Trattamento dei Dati avvenga o i Dati siano raccolti all’interno del territorio brasiliano.

8. Diritti degli Interessati

8.1. L’Interessato, ove possibile, riceve informazioni sul Trattamento dei propri Dati Personali al momento della raccolta.

8.2. L’Interessato può esercitare diritti relativi al Trattamento dei propri Dati, come: accesso alle informazioni; opposizione al trattamento, alle decisioni automatizzate e alla profilazione; limitazione del trattamento; portabilità dei dati; rettifica e cancellazione dei dati; e revoca del Consenso, ove applicabile, tramite l’indirizzo e-mail indicato al punto 13.2 della presente Politica.

8.3. Rentcars ha implementato procedure per garantire risposte agli Interessati entro i termini previsti dalla legge e si riserva, ai sensi della LGPD, il diritto di valutare le richieste e soddisfarle quando tecnicamente fattibile e giuridicamente richiesto. In ogni caso, l’esito della valutazione sarà comunicato all’Interessato.

8.4. L’Interessato è consapevole che l’esercizio di alcuni diritti può impedire la continuazione del rapporto con Rentcars.

9. Obblighi degli Interessati

9.1. L’Interessato è responsabile della veridicità, accuratezza e conferma dei Dati da lui forniti, sia sul sito di Rentcars sia tramite altri mezzi.

9.2. È vietato all’Interessato condividere con altre persone o terze parti, inclusi colleghi, familiari e amici, login, password o qualsiasi tipo di credenziale. L’Interessato deve utilizzare password forti ed esclusive per gli strumenti e gli asset di Rentcars. Rentcars non è responsabile di eventuali violazioni della Privacy e Protezione dei Dati Personali causate da azioni o omissioni dell’Interessato stesso.

9.3. L’Interessato è responsabile di adottare sui propri dispositivi, utilizzati per accedere agli strumenti e asset di Rentcars, tutte le misure di sicurezza necessarie, affinché Rentcars non sia ritenuta responsabile di eventuali violazioni derivanti da tale mancanza di diligenza.

10. Obblighi dei Responsabili del Trattamento di Rentcars

10.1. Rentcars si impegna a collaborare con Responsabili del Trattamento che condividano l’impegno alla privacy e alla protezione dei dati.

10.2. I Responsabili del Trattamento di Rentcars devono rispettare obbligatoriamente la presente Politica di Privacy e la normativa pertinente. In caso di inosservanza, Rentcars si riserva il diritto di risolvere immediatamente il contratto, senza oneri per Rentcars, nonché di applicare le relative sanzioni legali e contrattuali.

10.3. Rentcars si riserva il diritto di verificare, attraverso audit ordinarie o straordinarie, che i Responsabili del Trattamento rispettino processi, istruzioni operative e procedure stabilite da Rentcars.

11. Cooperazione con ANPD e altre autorità

11.1. Rentcars, in qualità di Titolare del Trattamento, collaborerà con l’ANPD e con le altre autorità di protezione dei dati su questioni relative alla protezione e alla privacy dei Dati Personali trattati, nei limiti della LGPD e del GDPR, senza rinunciare ad alcun diritto di difesa o ricorso che le sia garantito.

11.2. I Collaboratori di Rentcars, così come fornitori di servizi e/o partner eventualmente coinvolti nel Trattamento o nella procedura contestata, forniranno supporto in materia di protezione e privacy dei Dati Personali.

12. Condivisione dei Dati

Possiamo condividere le tue informazioni internamente all’interno della nostra azienda, nonché con le seguenti entità, per le finalità sopra descritte:

1. Affiliate e controllate: altre società Rentcars che controlliamo o di nostra proprietà.
2. Partner commerciali: partner con i quali collaboriamo per fornirti i servizi richiesti o acquistati. Ad esempio, possiamo collaborare con società di autonoleggio per consentire le prenotazioni. Tali partner sono responsabili della gestione delle tue informazioni personali.
3. Altre parti quando richiesto dalla legge o per la protezione di Rentcars, dei nostri servizi, collaboratori e Clienti: possiamo divulgare le tue informazioni quando richiesto dalla legge, da procedimenti legali o da un’ordinanza giudiziaria. Inoltre, le autorità governative possono richiedere i tuoi dati per fini legati all’applicazione della legge, sicurezza nazionale, lotta al terrorismo e altre questioni di sicurezza pubblica.
4. Altre parti con il tuo consenso o su tua richiesta: oltre alle situazioni previste nella presente Politica di Privacy, possiamo condividere le tue informazioni con terzi se da te espressamente autorizzato o richiesto.

13. Canale di Comunicazione

13.1. Rentcars mette a disposizione dell’Interessato, dei Responsabili del Trattamento e di qualsiasi altra persona (fisica o giuridica) un canale di comunicazione gratuito ed esclusivo per questioni relative alla privacy e alla protezione dei dati.

13.2. Tutte le questioni relative alla privacy e alla protezione dei dati devono essere indirizzate al Responsabile della Protezione dei Dati di Rentcars, Marcelo Veiga, all’indirizzo e-mail: [email protected].