POLITICA DI PRIVACY E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI RENTCARS

AGGIORNATO IL 1 APRILE 2025.

1. Definizioni

I termini e le espressioni utilizzati in questa Informativa sulla Privacy hanno i seguenti significati:

“Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati o ANPD”: l’ente della pubblica amministrazione responsabile di vigilare, attuare e far rispettare la LGPD su tutto il territorio nazionale.

“Collaboratori di Rentcars”: esclusivamente ai fini di questa Politica, tutte le persone che collaborano con Rentcars (senza implicare un rapporto di lavoro), inclusi partner, amministratori, direttori, dipendenti, manager, stagisti, apprendisti, fornitori di servizi interni e qualsiasi altra persona che abbia un rapporto diretto con Rentcars.

“Consenso”: una dichiarazione libera, informata ed inequivocabile con cui l’interessato acconsente al trattamento dei propri dati personali per uno scopo specifico.

“Titolare del Trattamento”: una persona fisica o giuridica, pubblica o privata, responsabile di prendere decisioni riguardanti il trattamento dei dati personali.

“Dati”: dati personali e dati personali sensibili, come definiti in questa Politica, in conformità con le disposizioni della LGPD.

“Dati Anonimizzati”: dati relativi all’interessato che non consentono la sua identificazione mediante mezzi tecnici ragionevoli e disponibili al momento del trattamento.

“Dati Personali”: informazioni relative a una persona fisica che permettono di identificarla in qualche modo.

“Dati Personali Sensibili”: dati personali relativi all’origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose, alle opinioni politiche, all’appartenenza a un sindacato o a un’organizzazione di carattere religioso, filosofico o politico, ai dati relativi alla salute o alla vita sessuale, ai dati genetici o ai dati biometrici.

“Responsabile della Protezione dei Dati”: la persona designata dal Titolare del Trattamento e dal Responsabile del Trattamento per fungere da canale di comunicazione con gli interessati e con l’Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati (ANPD).

“LGPD”: Legge Generale sulla Protezione dei Dati (Legge n. 13.709/18).

“Responsabile del Trattamento”: una persona fisica o giuridica, pubblica o privata, che tratta i dati personali per conto del Titolare del Trattamento.

“Rentcars”: Rentcars Ltda, una entità giuridica privata registrata con il CNPJ n. 10.998.234/0001-23, con sede in Rua Doutor Pedrosa, 151, suite 1201, 12º piano, Centro, Curitiba/PR, CAP 80.420-120, e Rentcars BV, una società olandese registrata con il Tax ID n. 859404900, con sede in Herengracht 420, 1017BZ, Amsterdam, Paesi Bassi.

“GDPR”: Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 dell’Unione Europea.

“Interessato”: la persona fisica a cui si riferiscono i dati personali trattati.

“Trattamento dei Dati”: ogni operazione o insieme di operazioni effettuate sui dati personali, inclusi i dati personali sensibili, come la raccolta, la produzione, la ricezione, la classificazione, l’uso, l’accesso, la riproduzione, la trasmissione, la distribuzione, il trattamento, l’archiviazione, la conservazione, la cancellazione, la valutazione o il controllo dell’informazione, la modifica, la comunicazione, il trasferimento, la diffusione o l’estrazione dei dati personali.

2. Finalità

2.1. Lo scopo di questa Informativa sulla Privacy è definire le regole e i principi principali per il trattamento dei dati raccolti, inclusi, ma non limitati a, i dati personali di clienti, fornitori e/o dei loro rappresentanti e collaboratori, fornitori di servizi, partner, agenzie di noleggio, nonché di qualsiasi altra parte coinvolta nelle attività di Rentcars, garantendo un livello adeguato di sicurezza attraverso misure di protezione in linea con la LGPD e altre normative applicabili.

2.2. In questo modo raccogliamo le informazioni personali che ci fornite direttamente, le informazioni su come utilizzate i nostri servizi e dati provenienti da fonti terze, come descritto in questo documento. Utilizziamo tali informazioni per fornirvi i nostri servizi, per comprendere come utilizzate i nostri servizi in modo da poter migliorare e personalizzare la vostra esperienza, e per sviluppare applicazioni, tecnologie e contenuti più rilevanti per i nostri clienti. Inoltre, utilizziamo i dati personali per offrirvi pubblicità personalizzata, specificamente mirata ai vostri interessi.

2.3. Questa Informativa sulla Privacy deve essere rispettata da tutti i collaboratori, clienti, fornitori, fornitori di servizi, partner, agenzie di noleggio o qualsiasi persona fisica o giuridica che assuma il ruolo di Interessato e/o Responsabile del Trattamento, nei casi in cui Rentcars agisca come Titolare del Trattamento.

3. Punti di Raccolta dei Dati Personali

La raccolta dei dati personali da parte di Rentcars può avvenire in vari modi, direttamente o indirettamente, per esempio, ma non esclusivamente, tramite:

1. Ricezione di email, anche tramite il sito web di Rentcars;
2. Di persona, da parte dell’interessato stesso;
3. Invio di curriculum elettronici da parte dell’interessato a Rentcars tramite il sito web e i social network aziendali;
4. Sistemi di gestione interni e di terze parti, compresi quelli utilizzati dai Responsabili del Trattamento;
5. Registrazione e navigazione dell’interessato sul sito web o sull’applicazione di Rentcars;
6. Quando comunicate con il nostro team di Servizio Clienti o con altri team di assistenza, le vostre comunicazioni vengono trasmesse tramite i nostri sistemi, inclusi il chatbot, WhatsApp, email e l’applicazione, sia per supporto che per vendite;
7. Social network aziendali e applicazioni di comunicazione;
8. Riunioni ed eventi, chiamate telefoniche, fotografie e immagini provenienti dalle telecamere di sicurezza; e
9. Contratti, fonti pubbliche, documenti digitalizzati e documenti provenienti da clienti e partner.

4. Scopi del Trattamento dei Dati

4.1. L’intero processo di trattamento dei dati in Rentcars viene eseguito utilizzando solo i dati strettamente necessari per raggiungere gli scopi specifici, quali, ma non limitati a:

1. Adempimento degli obblighi contrattuali e legali nei confronti dei clienti, incluso il supporto post-vendita, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, documento di identificazione, codice di prenotazione, patente di guida, prova di reddito, dettagli del noleggio del veicolo, passaporto, dati bancari, stato civile, indirizzo fisico, nazionalità, professione, telefono, email, indirizzo IP e geolocalizzazione.
2. Analisi del comportamento degli utenti sul sito web e sull’applicazione e generazione di raccomandazioni per veicoli, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: codice di prenotazione, geolocalizzazione, ID cliente, contesto di navigazione, comportamento di navigazione, luoghi di ritiro e consegna del veicolo, numero di giorni di noleggio e storico della navigazione e degli acquisti.
3. Acquisizione e reattivazione di lead tramite il sito web, email e WhatsApp, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, genere, email, telefono, indirizzo, documento di identificazione, geolocalizzazione e codice di prenotazione.
4. Svolgimento di indagini sulla soddisfazione del cliente, per le quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, codice di prenotazione, email e telefono.
5. Analisi delle testimonianze e delle opinioni dei clienti pubblicate su siti di assistenza al consumatore e social network, per le quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, genere, luogo di residenza, profilo sui social network e contenuto della testimonianza.
6. Calcolo della probabilità di cancellazione della prenotazione, per il quale vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, genere, età, email, telefono, indirizzo, codice di prenotazione, dettagli della prenotazione, luogo della prenotazione, se è stata utilizzata una promozione, se il cliente è nuovo o attivo, storico delle cancellazioni e paese di residenza.
7. Segmentazione dei clienti per scopi di marketing, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, genere, età, email, telefono, indirizzo, codice di prenotazione, dettagli della prenotazione e segmento.
8. Gestione dei contratti e adempimento degli obblighi contrattuali con agenzie di noleggio, fornitori, partner e fornitori di servizi, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, data di nascita, stato civile, documento di identificazione, indirizzo fisico, email, telefono, nazionalità, professione, firma e posizione.
9. Ricerca e negoziazione con nuovi partner commerciali e agenzie di noleggio, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, email, telefono, documento di identificazione, patente di guida, profilo sui social network, posizione e professione.
10. Gestione dei pagamenti a agenzie di noleggio, partner, fornitori, fornitori di servizi e altri terzi, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, documento di identificazione, email e dati bancari.
11. Valutazione e gestione dei casi di frode nelle prenotazioni, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, data di nascita, documento di identificazione, email, indirizzo fisico, telefono, dati bancari, dettagli della prenotazione e indirizzo IP.
12. Sicurezza fisica e protezione dei beni della sede centrale, per i quali vengono trattati dati personali, quali, ma non limitati a: nome, foto e documento d’identità; e dati personali sensibili, come i dati biometrici.

4.2. I dati sopra menzionati sono trattati da Rentcars e dalle società da essa incaricate, e vengono conservati in modo sicuro con misure tecniche e organizzative appropriate, per il periodo necessario a soddisfare gli scopi.

4.3. Rentcars utilizza strumenti e risorse con portata globale; pertanto, effettua trasferimenti internazionali di dati personali in conformità con i termini della LGPD e della Risoluzione CD/ANPD n. 19/2024.

5. Basi Legali per il Trattamento dei Dati

5.1. Le basi legali per il trattamento dei dati personali da parte di Rentcars, in conformità con l’Articolo 7 della LGPD, sono:

1. Il consenso dell’interessato;
2. L’adempimento di un obbligo legale o normativo da parte di Rentcars;
3. L’esecuzione di un contratto o di procedure preliminari relative a un contratto di cui l’interessato è parte, su sua richiesta;
4. La protezione della vita o della sicurezza fisica dell’interessato o di un terzo;
5. L’interesse legittimo di Rentcars.

5.2. Le basi legali per il trattamento dei dati personali sensibili da parte di Rentcars, in conformità con l’Articolo 11 della LGPD, sono:

1. Il consenso dell’interessato;
2. L’adempimento di un obbligo legale o normativo da parte di Rentcars; e
3. La protezione della vita o della sicurezza fisica dell’interessato o di un terzo.

6. Conservazione e Cancellazione dei Dati Personali

6.1. Qualsiasi dato fornito dall’interessato viene raccolto e conservato in modo sicuro mediante misure tecniche e organizzative appropriate. A tal fine, Rentcars adotta diverse precauzioni in conformità con gli standard di sicurezza stabiliti dalla legislazione applicabile.

6.2. Oltre alle misure tecniche, Rentcars adotta anche misure organizzative, come l’implementazione di una Politica di Sicurezza delle Informazioni per il corretto trattamento dei dati.

6.3. L’accesso ai dati raccolti è limitato ai collaboratori di Rentcars e alle persone autorizzate da Rentcars, e i dati sono ospitati su server e sistemi situati in Brasile e in altri paesi in conformità con la LGPD e la Risoluzione CD/ANPD n. 19/2024.

6.4. Dopo aver raggiunto gli scopi per cui i dati sono stati raccolti, questi vengono eliminati nei limiti e nell’ambito tecnico delle attività, con la possibilità di conservarli per i seguenti scopi:

1. Adempimento di un obbligo legale o normativo da parte di Rentcars;
2. Trasferimento a un terzo, a condizione che vengano rispettati i requisiti di trattamento dei dati stabiliti dalla LGPD; e
3. Uso esclusivo da parte di Rentcars, con accesso da parte di terzi vietato, a condizione che i dati siano anonimizzati.

7. Ambito Geografico

Questa Informativa sulla Privacy si applica ai casi in cui il trattamento dei dati avvenga o i dati vengano raccolti all’interno del territorio brasiliano.

8. Diritti degli Interessati

8.1. L’interessato, se possibile, riceve informazioni sul trattamento dei propri dati personali al momento della raccolta.

8.2. L’interessato può esercitare diritti in merito al trattamento dei propri dati, quali: il diritto di accesso alle informazioni; il diritto di opporsi al trattamento, alle decisioni automatizzate e al profiling; il diritto di limitare il trattamento; il diritto alla portabilità dei dati; il diritto di rettifica e cancellazione dei dati; e il diritto di revocare il consenso, come applicabile in ciascun caso, tramite l’indirizzo email indicato al punto 13.2 di questa Informativa sulla Privacy.

8.3. Rentcars ha implementato procedure per garantire risposte alle richieste degli interessati entro i termini stabiliti dalla legge e si riserva il diritto, ai sensi della LGPD, di valutare le richieste degli interessati e di soddisfarle qualora sia tecnicamente fattibile e legalmente richiesto. In ogni caso, l’esito della valutazione sarà comunicato all’interessato.

8.4. L’interessato è consapevole che l’esercizio di alcuni dei suoi diritti potrebbe compromettere la prosecuzione del rapporto con Rentcars.

9. Obblighi degli Interessati

9.1. L’interessato è responsabile della veridicità, accuratezza e conferma dei dati da lui forniti, sia tramite il sito web di Rentcars che attraverso altri mezzi.

9.2. All’interessato è vietato condividere dati di accesso, password o qualsiasi tipo di credenziali con altre persone o con società terze, inclusi colleghi, familiari e amici. L’interessato deve utilizzare password forti e uniche per le risorse e gli strumenti di Rentcars. Rentcars non si assume alcuna responsabilità per violazioni della privacy o per il mancato trattamento dei dati personali derivanti da azioni o omissioni dell’interessato.

9.3. L’interessato è responsabile di adottare tutte le misure di sicurezza necessarie sui dispositivi utilizzati per accedere alle risorse e agli strumenti di Rentcars, in modo che Rentcars non sia ritenuta responsabile per eventuali violazioni della privacy o per il mancato rispetto della protezione dei dati personali derivanti da negligenza.

10. Obblighi dei Responsabili del Trattamento di Rentcars

10.1. Rentcars si impegna a collaborare con responsabili del trattamento che siano impegnati nella protezione dei dati e della privacy.

10.2. I responsabili del trattamento di Rentcars devono rispettare questa Informativa sulla Privacy e le normative vigenti. In caso di inadempienza, Rentcars si riserva il diritto di rescindere immediatamente il contratto, senza che Rentcars possa essere ritenuta responsabile, nonché di applicare le sanzioni legali e contrattuali previste.

10.3. Rentcars si riserva il diritto di verificare se i propri responsabili del trattamento rispettano i processi, le istruzioni operative e le procedure stabilite da Rentcars, mediante audit di routine o straordinari.

11. Collaborazione con l’ANPD e altre Autorità

11.1. Rentcars, in qualità di Titolare del Trattamento, collaborerà con l’ANPD e con le altre autorità per la protezione dei dati in materia di protezione e privacy dei dati personali trattati, nei limiti previsti dalla LGPD e dal GDPR, senza rinunciare a eventuali diritti di difesa e di appello a cui ha diritto.

11.2. I collaboratori di Rentcars, nonché i fornitori di servizi e/o i partner eventualmente coinvolti nel trattamento o nella procedura in questione, forniranno supporto in materia di protezione e privacy dei dati personali.

12. Condivisione dei Dati

Possiamo condividere le vostre informazioni internamente all’interno della nostra azienda, nonché con le seguenti entità, per gli scopi sopra descritti:

1. Società controllate e affiliate: altre società di Rentcars su cui abbiamo controllo o che appartengono a noi.
2. Partner commerciali: partner con cui collaboriamo per fornirvi i servizi richiesti o acquistati. Ad esempio, potremmo collaborare con società di noleggio auto per facilitare le prenotazioni. Questi partner sono responsabili della gestione dei vostri dati personali.
3. Altre entità, quando richiesto dalla legge o per proteggere Rentcars, i nostri servizi, i collaboratori e i nostri clienti: possiamo divulgare le vostre informazioni quando lo richiede la legge, in procedimenti giudiziari o per ordinanza del tribunale. Inoltre, le autorità governative possono richiedere i vostri dati per scopi legati all’applicazione della legge, alla sicurezza nazionale, alla lotta contro il terrorismo e ad altre questioni di sicurezza pubblica.
4. Altre entità con il vostro consenso o su vostra richiesta: oltre alle situazioni descritte in questa Informativa sulla Privacy, possiamo condividere le vostre informazioni con terze parti se lo autorizzate espressamente o lo richiedete.

13. Canale di Comunicazione

13.1. Rentcars mette a disposizione dell’interessato, dei responsabili del trattamento e di qualsiasi altra persona fisica o giuridica un canale di comunicazione gratuito e un servizio esclusivo per le questioni relative alla privacy e alla protezione dei dati personali.

13.2. Tutte le questioni relative alla privacy e alla protezione dei dati devono essere indirizzate al Responsabile della Protezione dei Dati di Rentcars, Débora Jabur, all’indirizzo email: [email protected].